Життя

10 коротких порад для тих, кому мало 24 годин на добу

Використовуйте вимушені паузи, створюйте шаблони і розвантажуйте мозок, щоб встигати більше.

Підписуйся на "Дивовижний світ" у Телеграмі!

1. Закладайте час на відпочинок

Новачкам в тайм менеджменті і перфекціоністам хочеться впихнути в розклад побільше завдань – так, щоб не залишилося ні хвилинки вільного часу. Звучить логічно, але в такому підході є пара суттєвих недоліків. По-перше, ніхто не відміняв форс мажори. При щільному плануванні досить найменшого зволікання, щоб весь графік безнадійно збився. А по-друге, відпочинок потрібен, щоб встигати більше і справлятися із завданнями краще.

2. Використовуйте вимушені паузи з користю

Завжди беріть з собою блокнот, планшет або книгу. Якщо доведеться чекати – на пошті, в перукарні, в банку або інших місцях, ви зможете прочитати десяток сторінок, зробити замітки, відповісти на робочі листи.

3. Записуйте

Не покладайтеся на свою пам’ять – робіть нотатки. Фіксуйте все, що може вам стати в нагоді, в блокноті або смартфоні. Ідеї, завдання, важливі імена і контакти, корисні посилання, цікаві думки. Згодом це заощадить вам масу часу: не доведеться довго з’ясовувати, як називалася книга, яку вам радили прочитати, або яке прізвище у потрібного вам фахівця.

4. Створюйте шаблони

На переписку офісний співробітник витрачає майже третину робочого часу. Якщо вам часто задають одні і ті ж питання (про те, як розмістити рекламу в вашому блозі, як записатися до вас на консультацію, як влаштуватися на роботу в вашу компанію), підготуйте відповіді заздалегідь і надсилайте їх співрозмовникам. Або створіть розділ з часто вживаними питаннями на своїй сторінці або сайті.

5. Будьте двохзадачними

Але тільки якщо жодна з ваших справ не вимагає глибокої концентрації. Намагатися одночасно слухати радіо і відповідати на повідомлення, швидше за все, не вийде. Така багатозадачність тільки знижує продуктивність. Але бувають справи, які не вимагають повної залученості і зачіпають різні процеси. Наприклад, можна включити аудіокнигу, поки ви вишиваєте, наводите порядок, гуляєте або бігаєте.

6. Читайте, а не шукайте

Якщо є хоч найменший шанс, що інформація з листа, статті або книги вам ще стане в нагоді, вникайте в текст, а не пробігайте його очима по діагоналі. Інакше потім доведеться знову перечитувати і ви витратите більше часу, ніж могли б.

7. Розвантажуйте мозок

Якщо ви відчуваєте, що розум перенасичений планами, ідеями, завданнями, зупиніться і випишіть їх всіх на папір. Коли ви все зафіксуєте, працювати буде простіше: вас перестануть відволікати наполегливі думки на кшталт «не забути записати дитину до стоматолога». Справи намагайтеся формулювати якомога коротше і відразу діліть великі завдання на етапи – так вони не будуть страшними і ви з більшою ймовірністю їх виконаєте.

8. Відмовтеся від непотрібних підписок

Якісь розсилки вам вже не цікаві, на якісь ви підписалися помилково. В результаті сотні непотрібних електронних листів відволікають вас повідомленнями і заважають знайти потрібну інформацію. Щоб відписатися від всіх непотрібних розсилок разом, можна скористатися сервісом Unroll.me. Там же є функція Rollup, за допомогою якої важливі розсилки можна зібрати в один дайджест, який буде приходити в ящик раз в тиждень.

9. Встановіть для себе правила

Невизначеність і велика кількість варіантів змушують вас витрачати час на прийняття рішень. Придумайте установки, які звузять вибір і зроблять ситуацію зрозумілішою. Наприклад, якщо скласти меню на тиждень, відразу стане ясно, що потрібно купити в магазині, і не доведеться кожного разу думати, що приготувати на обід.

10. Об’єднуйте дрібні справи

Ви напевно чули про правило двох хвилин: якщо справа займає мінімум часу, виконати її потрібно відразу. Ідея хороша, але якщо дрібних завдань багато, ви цілий день будете відволікатися то на одне, то на інше. А щоб втягнутися в роботу після відволікання, людині потрібно близько 23 хвилин.

Так що можна виділяти півгодини годину кожен день, щоб скопом виконувати дрібні завдання. Або виберіть один день на місяць, щоб повністю присвятити його рутинним справам, на які зазвичай не хочеться відволікатися: всі ці оплати рахунків, оформлення документів, походи в хімчистку.