Життя

5 способів звільнити час на важливі завдання для тих, хто загруз у дрібницях

На роботі ми день за днем ​​зайняті нарадами, звітами, розбором пошти та іншими справами. Колись просто подумати, не те що зайнятися плануванням або рішенням того, що по справжньому важливо. І справа навіть не в тому, що в добі мало годин, просто ми неправильно розподіляємо час. Кар’єрні тренери Рави Раман (Ravi Raman) і Мелоді Уайлдінг (Melody Wilding) розповіли, як це виправити.

Підписуйся на "Дивовижний світ" у Телеграмі!

1. Зрозумійте, що змушує вас заповнювати весь свій час справами

Коли ти весь день зайнятий, відчуваєш себе потрібним і корисним. Це особливо актуально для керівників і тих, хто звик бути відмінником. «У них самоповага сильно зав’язана на досягненнях і кількості зробленого», – каже Уайлдінг.

До того ж ми часто плутаємо продуктивність (викреслити всі справи зі списку) з ефективністю (виконати стратегічно важливе завдання).

А коли постійно горять терміни взагалі здається, що міркування – це недозволена розкіш. Тому в першу чергу потрібно зрозуміти, що стоїть за звичкою зайнятості.

Проаналізуйте свої переконання про самого себе. Подумайте, як ви визначаєте успіх, що змушує вас почувати себе гідним. І не судіть себе в процесі: зараз важливо зрозуміти, що вами рухає.

2. Переосмисліть свою роль і пріоритети

Сьогодні світ розвивається з безпрецедентною швидкістю. Це зачіпає і устрій компаній: співробітники швидше просуваються по кар’єрних сходах, частіше отримують нові обов’язки. Але після підвищення ми нерідко продовжуємо працювати так, як на старій посаді. Покладаємося на той же образ думок і звички, хоча наші обов’язки абсолютно змінилися.

Якщо ви відчуваєте, що теж застопорилися на місці, пора переосмислити свою роль. Наприклад, скористайтеся матрицею Ейзенхауера. Відповідно до неї справи можна розділити на важливі термінові, важливі нетермінові, неважливі термінові і неважливі нетермінові.

Найчастіше ми випускаємо з уваги важливі, але нетермінові справи, хоча саме вони допомагають рухатися вперед.

І опиняємося в полоні термінових, але не таких важливих завдань: розбору пошти, дзвінків, виправлення помилок. Тому час від часу влаштовуйте собі перевірку. Дивіться, скільки ви витрачаєте на важливі нетермінові справи і чи не занадто занурилися в дрібниці.

3. Позначте кордони

Щоб знайти час на ті найважливіші справи структуруйте свій день по новому. Переконайтеся, що ваш графік контролюєте саме ви, а не інші люди. Багато хто починає тиждень з пустого календаря, а потім вносять в нього зустрічі і наради на прохання інших. В результаті власні пріоритети відсуваються на другий план.

Відмовтеся від такого підходу. Заздалегідь відзначте в календарі відрізки часу, які присвятите своїм важливим цілям, і тільки потім плануйте все інше. Не міркуйте про те, що важливо для вашого розвитку, в вільний час між іншими обов’язками. Виділяйте на цей час, коли ви працюєте найкраще або коли вас точно не будуть відволікати.

4. Навчіться відмовлятися

Гарненько подивіться на свій список справ. Цілком ймовірно, від якихось завдань можна відмовитися, якісь відкласти, а якісь скоротити. Це звільнить додатковий час.

Також намагайтеся позбутися від зайвих нарад. Не погоджуйтеся на них, якщо тільки ваша присутність дійсно не є необхідністю.

Найчастіше нараду можна замінити письмовим повідомленням, а ідеї обговорити в загальному документі.
Перед початком роботи запитуйте себе, що зробило б сьогоднішній день по справжньому крутим. Навряд чи це перевірка п’ятдесяти накопичених повідомлень.

5. Задавайте сміливі питання

Після того як вам вдалося звільнити скільки то часу в календарі, пора його використовувати. Забудьте про те, що заплановано на поточний тиждень або що ви скажете на зустрічі з керівником. Подумайте над великими питаннями, яких зазвичай уникаєте.

• Ким ми як компанія можемо стати?
• До чого прагнемо як команда?
• Що б допомогло нам розвиватися?
• Яка моя роль?

Подібні питання допомагають знайти творчі рішення, яких ми не бачимо в звичному робочому режимі. Коли отримали відповіді, зафіксуйте їх і тримайте в умі. Робіть таку вправу регулярно, щоб не забувати про великі цілі.