Енергетичний список, GTD, буллет-джорналінг і інші варіанти, серед яких напевно знайдеться такий, який підходить саме вам.

Підписуйся на "Дивовижний світ" у Телеграмі!

1. Метод карток

Цей спосіб планування запропонував відомий  фахівець з організації часу Гліб Архангельський. Він проводить бізнес-тренінги, пише книги і навіть керує власною консалтинговою компанією по тайм-менеджменту. Разом з деякими принципами Гліб розробив і метод швидкого планування за допомогою карток.

Як це працює

Товстий щоденник в даному випадку не знадобиться: досить лише кількох аркушів паперу. Заведіть три картки для різних цілей. Вони можуть бути різнокольорові, з позначками або зі стікерами. Головне, щоб вони відрізнялися одна від одної і, звичайно, подобалися вам.

Перша картка – стратегічна. У ній будуть ваші ключові цілі, для досягнення яких необхідно докласти всіх можливих зусиль. У другій, присвяченій довгостроковим цілям, ви записуєте всі справи і плани на рік або на кілька років вперед. Третя ж картка буде містити найважливішу подію майбутнього дня. І змінюватися вона, звичайно, буде частіше за всіх.

• Рівень: новачок.
• Плюс: не потрібно розбиратися в мистецтві планінгу. Все максимально швидко і просто.
• Мінус: менш важливі справи все-таки залишаються незапланованими. Так, що про них можна зовсім забути.

2. Метод Айві Лі

Привабливість методики американського журналіста Айві полягає в простоті і послідовності. Більшість спроб почати роботу закінчуються невдачею через відсутність плану, нестачі зосередженості і неправильних пріоритетів. Для вирішення цих проблем Лі пропонує обмежуватися шістьма завданнями в день і виконувати їх одне за одним.

Як це працює

В кінці дня визначте шість головних справ і розташуйте їх за рівнем пріоритету, починаючи від найважливішого. На наступний день з ранку відразу ж приступайте до першої задачі зі списку, а коли виконаєте її, беріться за наступну. І так до переможного кінця.

• Рівень: новачок.
• Плюс: значно спрощується планування, легше почати роботу і залишатися послідовним, дотримуючись намічених цілей.
• Мінус: метод погано працює, якщо протягом дня у вас часто бувають незаплановані справи.

3. Метод оцінок

Часто в процесі планування важливі завдання губляться серед незначних справ. Так відбувається тому, що ми не записуємо їх пріоритет. Навіть якщо ви розумієте необхідність виконання завдання, важливо позначити це письмово. Адже протягом робочого дня не завжди є час адекватно оцінити значимість кожної справи.

Як це працює

Ставте планованим завданням бали від нуля до двох залежно від ступеня важливості. Основний пріоритет – два бали. Справу на один бал можна виконати пізніше. А дрібні обов’язки і повсякденні завдання отримують нуль балів.

Не забудьте оцінити роботу в кінці дня, наприклад за п’ятибальною шкалою. Невиконана справа, яка отримала 1 або 2, відіб’ється на майбутній роботі і доставить незручності. Як погані оцінки в школі. Це важливо для розуміння власної ефективності і управління своїм розкладом.

• Рівень: новачок.
• Плюс: метод навчить оцінювати важливість завдань і управляти своєю ефективністю.
• Мінус: підійде далеко не всім. Пріоритет завдань може зміститися, і, коли ви візьметеся за роботу, цифри будуть збивати з пантелику.

4. Енергетичний список

Кожне завдання вимагає різної кількості розумових або фізичних зусиль. При цьому нетривалі за часом справи можуть віднімати більше енергії, ніж більш тривалі. Суть цього методу в тому, щоб розподілити всі завдання за необхідними зусиллям і братися за них в залежності від свого самопочуття.

Як це працює

Складаючи список справ, розбивайте все завдання на три категорії: важкі, середні і легкі. Перші – це все, що вимагає максимальної концентрації і напруги, другі – звичайні справи, останні – проста рутина, яка виконується майже на автоматі. Приступаючи до роботи, оцініть рівень сил і вибирайте підходяще завдання.

• Рівень: любитель.
• Плюс: відмовки не працюють, адже незалежно від кількості часу і енергії завжди є чим зайнятися.
• Мінус: потрібна самодисципліна. Коли ви сповнені сил, потрібно братися за складні справи, а не відмовлятися від них на користь легкої рутини.

5. Метод 1-3-5

Велика кількість справ відбиває бажання братися за них. Тому багато фахівців по тайм-менеджменту радять виділяти до дев’яти завдань і виконувати їх в залежності від ступеня важливості.

Так, незначні цілі можна перенести на інший день, закінчивши при цьому найголовніше із запланованих справ. Метод 1-3-5 досить простий у використанні, хоча вимагає деякого часу і зусиль, щоб виділити завдання.

Як це працює

Кожен день плануйте собі по дев’ять справ: 1 – найважливіше завдання, завжди буде в пріоритеті; 3 – справи, які потребують вирішення протягом робочого дня; 5 – дрібні завдання, які виконуються по можливості.

Не забувайте, що потрібно дотримуватися кількість справ і не перевищувати його. В іншому випадку метод виявиться неефективним.

• Рівень: любитель.
• Плюс: вже в процесі планування непотрібні завдання відкидаються і в списку залишаються лише справді необхідні.
• Мінус: методика не працює в ті дні, коли кількість важливих завдань перевищує рекомендований.

6. GTD – Getting Things Done

На українській ця методика звучить як «Доведення справ до завершення» або «Як привести справи в порядок». Її розробив американський експерт по тайм-менеджменту Девід Аллен.

В однойменній книзі він припустив, що для зайнятої людини важливо звільнити мозок від поточних завдань. Тільки так можна сконцентруватися на їх якісному виконанні. Цей метод відмінно підходить для ведення настільного щоденника.

Як це працює

Щоб впевнено використовувати метод GTD, потрібно до нього звикнути. Тут ціла система оцінки завдань, і впоратися з нею відразу непросто. Записуйте справи і відзначайте їх особливими символами:

1. Порожній кружок – завдання для виконання.
2. Кружок з перекресленою смужкою – завдання, яке виконується зараз.
3. Наполовину зафарбований кружок – завдання виконане в повному обсязі.
4. Зафарбований кружок – завдання виконане.
5. Кружок з хрестиком – завдання скасоване.
6. Зафарбований кружок зі стрілкою – завдання виконує хтось інший.
7. Знак оклику – завдання з максимальним пріоритетом.
8. Кружок з точкою – потрібно постійно пам’ятати про це завдання.

• Рівень: любитель.
• Плюс: розширений варіант моментального планування. Не потрібно стежити за пріоритетністю завдань. Є справа – виконуй.
• Мінус: метод погано адаптований для довгострокового планування. Підійде швидше як доповнення до основного.

7. Буллет-джорналінг

Найгнучкіший варіант щоденника – планер і особистий щоденник одночасно. Його придумав американський дизайнер Райдер Керролл.

Цей метод дозволяє записувати в свій щоденник як будь-які випадкові думки, так і важливі бізнес-завдання або плани на довгий час. Розібратися з таким веденням непросто, але якщо звикнете, то ніколи не кинете планування.

Як це працює

На першій сторінці зробіть зміст з назвами розділів і заповнюйте його в міру ведення. Далі – річний розворот з великими цілями і важливими датами. Він допомагає оцінити плани в цілому. На наступних сторінках – місячні розвороти. Зліва випишіть числа місяця і дні тижня. Навпаки них відзначте події, дати яких точно не зміняться. Праворуч – спільні завдання на місяць.

За бажанням можна додати справи на кожного тижня або навіть планувати день по годинах. Для виділення різних завдань використовуйте спеціальні символи. Спочатку такі позначки краще виписати на окремий листок, поки не звикнете використовувати їх. Головне, не забувайте вносити в зміст сторінки місяців або, наприклад, списків.

• Рівень: професіонал.
• Плюси: на відміну від звичних варіантів цей щоденник можна почати вести з будь-якої дати і навіть в звичайному зошиті. А ще тут зручно робити чек-листи і списки.
• Мінуси: потрібен час, щоб розібратися у всіх деталях і звикнути до цього методу.